No es solo contar botellas: revisar inventario es revisar rentabilidad
Hacer un inventario mensual no es una tarea administrativa más. Es una de las acciones más efectivas para mejorar el margen de tu barra, detectar fugas y ajustar tu oferta. Sin embargo, muchas veces se hace de forma superficial, rápida y sin extraer conclusiones útiles.
¿Quieres saber realmente si estás perdiendo dinero por la barra? La respuesta está en tu inventario. Y en lo que decides mirar con atención.
¿Por qué hacerlo cada mes y no cada trimestre?
Porque los márgenes se pierden rápido, y el alcohol no siempre deja rastro.
Un repaso mensual permite detectar variaciones, ajustar pedidos, controlar caducidades y tomar decisiones en caliente. Dejarlo para el trimestre significa detectar errores cuando ya has asumido la pérdida.
Además, te permite comparar con ventas, anticipar necesidades estacionales (verano, eventos, fiestas) y hacer previsiones más realistas.
Claves prácticas: qué revisar sí o sí en tu inventario de barra
1. Diferencias entre stock teórico y real
¿Tienes 12 botellas de ron apuntadas y 8 en la estantería? Algo falla. Puede ser error de conteo, rotura, merma o incluso consumo no registrado.
Comparar stock real con el teórico es el primer paso para identificar desviaciones y actuar.
2. Ritmo de consumo por referencia
¿Un vermut lleva tres meses parado y el gin de autor se acaba cada semana? Detectar qué se mueve (y qué no) te permite decidir qué reforzar en carta y qué promociones activar.
Si algo no rota, quizá toca eliminarlo o cambiar la forma en que lo ofreces.
3. Productos de alto coste y bajo control
Los destilados premium, bitters importados, siropes artesanos o botellas de bajo volumen suelen tener menos control. Y sin seguimiento, cualquier uso indebido impacta fuerte en el margen.
Haz foco mensual en esos productos. Son los que más afectan al coste real.
4. Caducidades de mixers, zumos y siropes
En verano, muchos productos caducan más rápido. Y en invierno, rotan menos. No revisar esto implica tirar producto (y dinero).
Apunta fechas de apertura y fechas límite de consumo. Puede marcar la diferencia entre un cóctel rentable y una pérdida innecesaria.
5. Botellas abiertas: mitad de uso, doble de riesgo
Las botellas empezadas generan dudas: ¿cuánto queda? ¿cuánto se ha usado? Si no haces recuento o pesaje, no tienes visibilidad real.
Pesa botellas clave, usa medidores o apps de control. Saber cuánto tienes no es una intuición, es un dato.
¿Quién debe hacer el inventario y cómo?
No siempre tiene que hacerlo el encargado o gerente. De hecho, alternar personal mejora el control cruzado. Lo importante es:
- Que se haga siempre el mismo día del mes
- Que se use una plantilla clara y actualizada
- Que se anote todo, incluso mermas o botellas rotas
- Que haya un espacio para comentarios (por ejemplo: “nueva botella abierta para evento”)
Si puedes hacerlo con un software, mejor. Si no, una hoja bien diseñada en papel o Excel también sirve. Lo que no sirve es hacerlo “a ojo”.
Una barra sin control es una barra que pierde dinero sin saberlo. Y eso, en un mercado cada vez más competitivo, es una ventaja que no te puedes permitir regalar.
Hazlo fácil, pero hazlo bien. Revisa, compara, ajusta y decide. El inventario de este mes puede ser la clave de tu rentabilidad del próximo.
Revisión mensual de inventario de barra: