Llega el fin de año y, con él, la temporada más intensa y rentable para la hostelería. Las agendas se llenan de cenas de empresa, reencuentros y celebraciones. La caja registradora lo agradece, pero la operativa del local se convierte en un verdadero campo de batalla. Gestionar el caos sin que la calidad del servicio (ni la rentabilidad) se resientan es el gran reto de todo gerente o jefe de barra.
El éxito en estas fechas no es fruto de la improvisación. Es el resultado de una planificación meticulosa que empieza semanas antes. Un equipo desbordado, una rotura de stock en mitad del servicio o un aumento descontrolado de las mermas pueden convertir la mejor época del año en una pesadilla. La clave no está en trabajar más, sino en trabajar de forma más inteligente.
Cómo Planificar los Horarios Especiales sin Sacrificar al Equipo
La gestión de personal es el primer pilar. Un equipo quemado rinde menos y la calidad del servicio cae en picado. La solución no es simplemente añadir horas, sino optimizar los turnos y la comunicación.
•Anticipación es la clave: No esperes a la última semana. Define los horarios especiales de Navidad, Nochevieja y Reyes con al menos un mes de antelación. Comunícalos de forma clara y visible para que todo el equipo pueda organizar su vida personal.
•Refuerzos estratégicos: Analiza los picos de reserva de años anteriores. ¿Necesitas un runner de apoyo solo para las noches del fin de semana? ¿Un bartender extra para la hora del aperitivo? Contrata personal de refuerzo solo para las franjas horarias donde realmente es necesario.
•Turnos y descansos sagrados: La ley es clara, pero el sentido común también. Asegura los descansos y evita los turnos partidos que eternizan la jornada. Un equipo descansado es más rápido, comete menos errores y, sobre todo, sonríe más a los clientes.
Compras a Proveedores: Tu Alianza Estratégica contra el Caos
Una rotura de stock de tu ginebra más vendida en pleno 23 de diciembre es un fallo de planificación inaceptable. La gestión de compras y el control de inventario son tu seguro de vida en temporada alta.
Habla con tus proveedores habituales. Confirma sus fechas de reparto en festivos y sus plazos de entrega. Un buen proveedor no es solo el que te da buen precio, es el que no te falla en diciembre. Haz un pre-pedido de los productos no perecederos clave (destilados, mixers, conservas) y negocia una fecha de entrega flexible. Esto te da un colchón de seguridad.
Revisa tu inventario semanalmente, no mensualmente. Utiliza un sistema de stock mínimo para los productos de alta rotación. Cuando una botella llegue a su mínimo, se pide automáticamente. Así evitas tener que hacer pedidos urgentes, más caros y con mayor riesgo de error.
El Control de Mermas: Donde se Gana (o se Pierde) la Rentabilidad
En hostelería, la merma es esa pérdida silenciosa que se come tu margen de beneficio. Es todo aquello que se compra pero no se vende: desde el chorro de más en un combinado hasta la botella que caduca en el almacén. En temporada alta, con el ritmo frenético, las mermas se disparan si no hay un control estricto.
Tipo de Merma | Ejemplo Práctico en Barra | Cómo Evitarlo |
Operativa | Servir un combinado con más alcohol del escandallado. | Usar jiggers o medidores siempre. Sin excusas. |
Almacenamiento | Una botella de vermut abierta que se oxida y hay que tirar. | Fechar todas las botellas al abrirlas. Rotación FIFO (First In, First Out). |
Desconocida | Botellas que desaparecen del inventario sin justificación. | Inventarios semanales y control de acceso al almacén. |
Caducidad | Cajas de tónica o refrescos que caducan en el almacén. | Planificación de compras ajustada a la rotación real. |
Calcular la merma es más fácil de lo que parece. La fórmula básica es: Merma (%) = [(Stock Inicial - Stock Final - Ventas) / Ventas] x 100. Si a principio de semana tenías 10 botellas de un ron, al final te quedan 5 y has vendido 3, tienes una merma de 2 botellas. Ponle precio a esas botellas y verás el dinero que estás perdiendo.
Superar con éxito la campaña de fin de año no requiere fórmulas mágicas, sino disciplina y planificación. Optimizar los horarios del personal, fortalecer la relación con tus proveedores y mantener un control férreo sobre las mermas son los tres pilares que sostendrán tu operativa.
No subestimes el poder de los pequeños gestos: un turno bien planificado, un inventario riguroso o el uso constante del medidor en la barra. La suma de estos pequeños hábitos diarios es lo que marca la diferencia entre una campaña estresante y una campaña excepcionalmente rentable.
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