Plan de compras estacional en hostelería:

En hostelería, el problema no es comprar. Es comprar a tiempo. Un pico llega, el almacén se queda corto y, de repente, todo se encarece: cambias marcas, rompes la carta, pierdes ventas y tu equipo se come el marrón con el cliente.

Las roturas de stock no suelen venir por “mala suerte”. Vienen por no tener un plan estacional sencillo. Uno que traduzca temporadas, eventos y hábitos reales en pedidos concretos.

Aquí tienes un sistema práctico para anticipar picos sin llenar el almacén de producto muerto.

Por qué la estacionalidad te rompe si solo compras “a ojo”

La compra diaria te hace reaccionar. La compra estacional te hace anticipar.

Cuando compras “a ojo” pasan tres cosas:

• Pides tarde y pagas más (o te quedas sin la referencia).
• Sobrestockeas lo que no rota y te comes caducidades.
• La carta se vuelve inconsistente (“hoy no hay, te pongo otra cosa”).

Con un plan estacional, el objetivo no es adivinar el futuro. Es reducir improvisación.

Paso 1: define tus “temporadas reales” (no las del calendario)

La estacionalidad del bar no es solo verano e invierno. Es tu operativa.

Hazlo sencillo: divide el año en 4–6 tramos que tengan sentido para tu local. Por ejemplo:

• Enero–febrero (bajada, consumo más doméstico)
• Marzo–abril (puentes, Semana Santa)
• Mayo–junio (terrazas y eventos)
• Julio–agosto (turismo, horarios largos)
• Septiembre–octubre (vuelta, grupos)
• Noviembre–diciembre (empresa, celebraciones)

No hace falta clavar fechas. Lo importante es que refleje picos de tu negocio.

Paso 2: usa tu histórico como “mapa” (TPV + consumos internos)

Antes de planificar, mira qué pasa de verdad:

• Unidades vendidas por categoría (cerveza, refrescos, vino por copa, destilados, mixers, hielo…)
• Ventas por semanas, no solo por meses (los puentes se ven ahí)
• Productos que se quedan sin stock (aunque lo repongas rápido)

Si no tienes un informe perfecto, no pasa nada. Con el TPV y el albarán ya sacas patrones.

Táctica práctica:

Marca en un calendario los fines de semana “raros”: cuando vendiste mucho más de lo normal. Suelen coincidir con eventos locales, conciertos, fútbol, fiestas de barrio o cenas de empresa.

Paso 3: identifica los “productos críticos” (los que, si faltan, te hunden)

No todo es crítico. Un plan estacional se centra en lo que te rompe el servicio si falta.

Normalmente son:

• Cerveza principal y formatos clave
• Refrescos top (cola, limón, tónica, ginger)
• Vino de la casa (tinto/blanco) y el espumoso más vendido
• Hielo (sí, hielo)
• Copas de alta rotación (ginebra base, ron base, whisky base)
• Productos de tapa con salida constante

Haz una lista corta: 15–25 referencias máximas. Si metes 80, nadie lo ejecuta.

Paso 4: fija “mínimos” y “punto de pedido” por referencia (la parte que evita roturas)

Este es el corazón del sistema.

Para cada producto crítico define:

• Stock mínimo: lo que necesitas para aguantar X días sin quedarte a cero.
• Punto de pedido: cuando bajas de ahí, se pide sí o sí.
• Stock de seguridad estacional: extra solo para picos (verano, Navidad, eventos).

Ejemplo real:

Si tu cerveza principal vende 8 barriles/semana en normal y 12 en pico, tu stock de seguridad para un puente no puede ser el mismo que un martes de febrero.

La clave está en pensar en días:

“¿Cuántos días de ventas me cubre lo que tengo?”

Paso 5: planifica picos concretos (y no solo “verano”)

Los picos que más rompen stock suelen ser:

• Puentes
• Festivos locales
• Eventos deportivos grandes
• Navidad y cenas de empresa
• Apertura de terrazas y buen tiempo
• Bodas, comuniones, graduaciones (según zona)

Método simple:

Para cada pico, define 3 cosas:

1. Qué categorías suben (y cuánto)
2. Qué referencias son “cuello de botella”
3. Qué fecha límite de pedido necesitas para llegar a tiempo

Si lo haces una vez, luego solo lo actualizas.

Paso 6: negocia y asegura disponibilidad antes del pico (cuando aún hay margen)

En temporada alta, no negocias. Te adaptas. La negociación se hace antes.

Acciones útiles:

• Confirmar con proveedor plazos y disponibilidad de referencias clave
• Reservar formatos de alta rotación (barriles, cajas, mixers)
• Revisar alternativas homologadas (marca B aprobada) para no improvisar en emergencia

Esto evita el típico “ponme lo que haya” que destroza la consistencia de tu carta.

Paso 7: crea una “lista de sustituciones” para no romper el servicio

Aunque planifiques, puede pasar. Y en ese momento necesitas una respuesta rápida.

Prepara sustituciones por categoría:

• Si falta tónica A → tónica B aprobada (y mismo PVP o ajuste)
• Si falta ginebra base → ginebra base alternativa con margen similar
• Si falta vino de la casa → vino alternativo ya catado y con narrativa simple

Lo importante es que el equipo no tenga que decidir en caliente.

Paso 8: controla el almacén para que el plan funcione (FIFO y rotación)

Un plan estacional sin control de almacén se convierte en sobrestock.

Dos hábitos que evitan problemas:

• FIFO: lo primero que entra, lo primero que sale.
• Revisión semanal de caducidades en mixers, cervezas especiales, vermuts abiertos y productos de tapa.

Y una norma práctica:

Si una referencia no rota en temporada baja, no la compres “por si acaso” para temporada alta. Te vas a comer el stock.

Paso 9: rutina de seguimiento (15 minutos, una vez por semana)

El plan no necesita reuniones eternas. Necesita constancia.

Una revisión semanal rápida:

• ¿Qué críticos bajaron de punto de pedido?
• ¿Qué subió más de lo esperado?
• ¿Qué se quedó parado?
• ¿Hay picos próximos en el calendario?

Con eso ajustas antes de que duela.

Anticipar picos y evitar roturas de stock no va de comprar más. Va de comprar mejor: con mínimos claros, puntos de pedido definidos y un calendario real de tu negocio.

Empieza con un paso concreto: elige tus 20 referencias críticas, define mínimos por días y marca los picos del próximo trimestre. En cuanto lo hagas, el almacén deja de ser una sorpresa y pasa a ser una herramienta.